Identyfikatory na wydarzenie firmowe ułatwiają rozpoznawanie uczestników i sprawną organizację spotkania. Mogą zawierać imię, nazwisko, nazwę firmy oraz logo wydarzenia. Estetyczny projekt, czytelna czcionka i odpowiedni format umożliwiają profesjonalny wygląd. Identyfikatory można przygotować wcześniej i umieścić w praktycznych etui lub na smyczach, aby były wygodne w użyciu przez cały czas trwania wydarzenia.

Identyfikatory wydawane uczestnikom wydarzeń firmowych ułatwiają organizację konferencji, szkoleń, targów i spotkań integracyjnych, jednak mogą zawierać dane osobowe. Dotyczy to podobnie jak imienia i nazwiskai nazwy pracodawcy, stanowiska, fotografii, kodu QR czy numeru przypisanego do rejestracji. Organizator, pracodawca oraz zewnętrzna agencja eventowa powinni więc zaplanować system identyfikacji z uwzględnieniem RODO, zasady minimalizacji danych i bezpieczeństwa informacji. Znaczenie ma treść nadrukowana na plakietce, lecz także sposób jej dystrybucji, przechowywania, skanowania oraz utylizacji po zakończeniu wydarzenia. Niedopasowany zakres informacji może prowadzić do nieuprawnionego ujawnienia danych uczestników.

Zakres danych na identyfikatorze i podstawa przetwarzania

Na identyfikatorze należy umieszczać wyłącznie informacje potrzebne do realizacji konkretnego celu. Imię może wystarczyć do sprawnej komunikacji w czasie warsztatów, jednak nazwisko lub nazwa firmy bywają uzasadnione przy wydarzeniach biznesowych, na których uczestnicy reprezentują organizacje.

Stanowisko, dział, numer telefonu czy adres e-mail wymagają dodatkowej oceny, ponieważ ich publiczne eksponowanie może naruszać prywatność. Podstawą przetwarzania danych może być zgoda, wykonanie umowy uczestnictwa, prawnie uzasadniony interes administratora albo obowiązek prawny. Zgoda powinna dotyczyć dobrowolnych elementów, np. fotografia, informacja o diecie czy oznaczenie zainteresowań. Nie należy uzależniać udziału w wydarzeniu od zgody na publikację zdjęcia lub prezentowanie dodatkowych danych na plakietce.

Przed drukiem organizator powinien ustalić następujące elementy:

1. cel wykorzystania identyfikatorów i zakres danych koniecznych do jego realizacji;
2. podstawę prawną przetwarzania dla każdego rodzaju informacji;
3. osoby uprawnione do dostępu do list uczestników i systemu rejestracyjnego;
4. zasady działania kodów QR, chipów NFC oraz urządzeń skanujących;
5. okres przechowywania danych po zakończeniu wydarzenia;
6. sposób zwrotu, zniszczenia lub bezpiecznej utylizacji plakietek.

Kody QR, lista uczestników i obowiązki organizatora

Kod QR nie powinien prowadzić do otwartej strony zawierającej pełny profil uczestnika.

Bezpieczniejszy jest losowy identyfikator techniczny, który po zeskanowaniu wyświetla ograniczony zakres danych osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia. System powinien rejestrować dostęp, zabezpieczać transmisję i ograniczać możliwość wykonywania nieautoryzowanych kopii. Administrator danych musi przekazać uczestnikom klauzulę informacyjną, wskazać cele przetwarzania, odbiorców danych, okres retencji oraz prawa osób, których dane dotyczą. Jeżeli obsługę zapisów, druku lub skanowania realizuje agencja, dostawca platformy albo firma ochroniarska, należy określić role stron i zawrzeć umowę powierzenia, gdy podmiot działa na polecenie administratora.

Plakietki z nazwiskiem powinny być wydawane w sposób ograniczający dostęp osób postronnych, a niewykorzystane egzemplarze trzeba zabezpieczyć. Po wydarzeniu listy obecności, pliki produkcyjne i dane ze skanerów należy usunąć zgodnie z przyjętą retencją.

Dla rozbudowanego monitoringu lub profilowania uczestników może być potrzebna analiza ryzyka, a niekiedy także ocena skutków dla ochrony danych.

Zakres informacji i hierarchia treści na identyfikatorze

Identyfikator wydarzenia firmowego powinien umożliwiać szybką identyfikację osoby oraz wskazywać jej związek z wydarzeniem. Podstawowy zestaw danych obejmuje imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko lub funkcję, a także nazwę i datę wydarzenia. Dla konferencji, targów i spotkań wieloetapowych przydatne jest oznaczenie konkretnej lokalizacji, dnia lub numeru strefy. Najważniejszą informacją pozostaje imię i nazwisko, dlatego powinny być zapisane największym krojem pisma. Logo organizatora może zajmować eksponowane miejsce, lecz nie powinno konkurować z danymi uczestnika. Mniejszym fontem można umieścić nazwę wydarzenia, dział, miasto albo adres strony internetowej. Kod QR daje efekt jako odnośnik do programu, profilu uczestnika, formularza kontaktowego lub elektronicznego biletu.

Jeżeli identyfikator zawiera kod dostępu, trzeba ustalić, jakie dane ujawnia po zeskanowaniu i kto może je odczytać.

Jak kodować uprawnienia i role uczestników?

Role uczestników najlepiej przedstawiać za pomocą krótkich, jednoznacznych opisów: „Organizator”, „Prelegent”, „Media”, „Partner”, „VIP”, „Obsługa” lub „Uczestnik”. Dodatkowym sygnałem może być kolor smyczy, tło identyfikatora, pasek boczny albo niewielka ikona. System musi być spójny na wszystkich materiałach wydarzenia, a znaczenie kolorów powinno znać podobnie jak zabezpieczeniei personel recepcji. Oznaczenia uprawnień mogą informować o dostępie do zaplecza, strefy technicznej, cateringu, wydarzeń wieczornych czy materiałów prasowych. Nie należy jednak ujawniać informacji, które mogą stygmatyzować uczestnika lub sugerować jego status finansowy. Lepsze są neutralne symbole i opisy niż wartościujące etykiety.

Dla identyfikatorów wielokrotnego użytku dobrym rozwiązaniem jest nadruk imienny z wymienną kartą dostępu. Ułatwia to aktualizację uprawnień bez produkowania całego nośnika od nowa. Kryterium możliwości pozostaje proste: osoba upoważniona powinna rozpoznać rolę natychmiast, a osoba postronna nie powinna otrzymać więcej danych, niż jest to konieczne.

Personalizowany identyfikator na wydarzenie firmowe może ułatwiać networking, kontrolę dostępu i obsługę uczestników, lecz równocześnie często zawiera dane osobowe.

Zakres danych na identyfikatorach a zasada minimalizacji

Podstawą projektowania identyfikatorów powinna być zasada minimalizacji danych wynikająca z RODO. Uczestnikowi należy przypisać wyłącznie informacje potrzebne do realizacji konkretnego celu wydarzenia. Imię i nazwa firmy najczęściej wystarczą do identyfikacji w czasie konferencji. Pełne nazwisko, stanowisko, fotografia, numer telefonu czy kod QR wymagają dodatkowego uzasadnienia organizacyjnego. Na identyfikatorze można umieścić:

• imię uczestnika;
• nazwę reprezentowanej firmy;
• stanowisko lub funkcję, jeżeli ułatwia kontakt biznesowy;
• kolor oznaczający grupę uczestników lub uprawnienia;
• indywidualny kod QR niewidoczny dla innych osób;
• oznaczenie zgody na fotografowanie albo udział w określonej strefie.

Kolorystyczne oznaczenia grup, na przykład prelegentów, organizatorów i gości, ograniczają potrzebę drukowania wrażliwych informacji. Trzeba tylko ocenić, czy sam kolor nie ujawnia danych o zdrowiu, statusie pracownika lub innych szczególnych okolicznościach.

Identyfikator jest nośnikiem danych osobowych, nawet jeśli zawiera wyłącznie imię i nazwę organizacji. Organizator powinien określić podstawę prawną przetwarzania: wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes albo zgodę, zależnie od celu i relacji z uczestnikiem. Zgoda nie powinna być wymuszana, gdy wydarzenie można obsłużyć na innej podstawie. Dane drukowane oraz informacje zapisane w systemie rejestracji muszą mieć określony czas przechowywania. Po zakończeniu wydarzenia identyfikatory należy zebrać lub zapewnić uczestnikom możliwość ich bezpiecznego zniszczenia. Kody QR powinny prowadzić do minimalnego zakresu informacji, a dostęp do systemu skanującego trzeba ograniczyć upoważnieniom. Organizator powinien poinformować uczestników o administratorze danych, celach przetwarzania, odbiorcach informacji i okresie retencji. Jeżeli personalizację wykonuje zewnętrzna drukarnia, konieczna jest weryfikacja jej zabezpieczeń oraz, gdy charakter usługi tego wymaga, zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Identyfikator wydarzenia firmowego powinien zawierać wyłącznie informacje potrzebne do realizacji konkretnego celu: kontroli dostępu, rozpoznania uczestnika oraz organizacji kontaktu. Najczęściej wystarczą imię, pierwsza litera nazwiska, nazwa firmy i oznaczenie uprawnień, na przykład „organizator”, „prelegent” albo „gość”. Pełne dane, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail czy zdjęcie należy pominąć, jeśli nie są potrzebne w czasie wydarzenia. Minimalizacja danych zmniejsza ryzyko przypadkowego ujawnienia informacji przy wejściu, w strefie wystawienniczej i na fotografiach publikowanych w internecie. Przed drukiem identyfikatorów organizator powinien określić, kto i po co będzie odczytywał każdą informację.

Jest to praktyczne zastosowanie zasady minimalizacji wynikającej z RODO, a nie wyłącznie zabieg ładny.

Minimalizacja danych osobowych na identyfikatorze wydarzenia firmowego

Dane można ograniczyć przez zastosowanie skróconej nazwy firmy, inicjału nazwiska lub samego imienia, o ile nie prowadzi to do pomyłek między uczestnikami. Przy większej liczbie osób pomocne są kolory, symbole i oznaczenia stref zamiast drukowania szczegółowych informacji.

Przykładowo czerwony pasek może oznaczać ekipę techniczną, a niebieski dostęp do części konferencyjnej.

Jeżeli identyfikator służy także do wymiany kontaktów, lepiej umieścić na nim dobrowolnie wybrany identyfikator uczestnika niż prywatny numer telefonu. Dane kontaktowe można przekazywać za pośrednictwem aplikacji, formularza lub systemu networkingowego, gdzie użytkownik kontroluje zakres udostępnianych informacji.

Czy kod QR na identyfikatorze ujawnia zbyt wiele danych?

Kod QR nie powinien zawierać imienia, nazwiska, adresu e-mail ani danych zapisanych w formie możliwej do odczytania przez dowolny telefon. Bezpieczniejszy jest losowy token powiązany z rekordem w systemie organizatora. Po zeskanowaniu aplikacja może sprawdzić uprawnienia, lecz nie prezentować pełnego profilu uczestnika.

Dostęp do takiego systemu powinien być ograniczony rolami, a token – jednorazowy lub możliwy do unieważnienia. Nie należy umieszczać w kodzie numeru PESEL, numeru dokumentu, danych zdrowotnych ani informacji o diecie, chyba że są konieczne dla obsługi i odpowiednio chronione. Przy projektowaniu identyfikatora można też przemyśleć czas retencji: po wydarzeniu identyfikatory i powiązane kody powinny zostać zniszczone albo dezaktywowane. To podstawowa zasada, gdy celem jest ograniczenie danych osobowych na identyfikatorze wydarzenia firmowego.